How to Write a Job Application Email in Japanese, with a Template
A Japanese job application email follows a fixed shape: a clear subject line such as 【応募】営業職／ジョン・スミス ([Application] Sales role / John Smith), the company and 採用ご担当者様 (saiyō go-tantōsha-sama, “Dear hiring manager”), a short self-introduction, the role you’re applying for, a line about your attachments, a polite closing and a full signature. Keep it short and formal. The email isn’t where you sell yourself; your rirekisho and shokumu keirekisho do that. Here’s a template you can adapt, plus emails for interview scheduling and thank-yous.
When you need one
- Applying directly to a company, rather than through a job site or agent.
- Sending documents a recruiter has asked for.
- Replying to an interview invitation or rearranging a time.
- Thanking the interviewer afterwards.
The parts of the email
| Part | Example |
|---|---|
| Subject (件名) | 【応募】マーケティング職／ジョン・スミス |
| Addressee | 株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者様 |
| Opening | 初めてご連絡いたします。ジョン・スミスと申します。 (This is my first time contacting you. My name is John Smith.) |
| Purpose | 貴社ウェブサイトの求人を拝見し、マーケティング職に応募したく、ご連絡いたしました。 (I saw the job on your website and am writing to apply for the marketing role.) |
| Short background | One or two sentences on your current role and why this job fits |
| Attachments | 履歴書と職務経歴書を添付いたしましたので、ご確認いただけますと幸いです。 (I have attached my résumé and work history.) |
| Closing | お忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。 (I know you are busy, but I would be grateful for your consideration.) |
| Signature (署名) | Full name, phone number with country code, email address, and your time zone if you’re overseas |
A short template
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様
初めてご連絡いたします。ジョン・スミスと申します。
貴社ウェブサイトの求人を拝見し、マーケティング職に応募したく、ご連絡いたしました。
現在、ロンドンのIT企業で5年間、日本市場向けのマーケティングを担当しております。
履歴書と職務経歴書を添付いたしましたので、ご確認いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
ジョン・スミス
電話：+44 ……
メール：……
Interview invitations and thank-yous
- Accepting a time: 面接の日程をご連絡いただき、ありがとうございます。10月20日（火）14時にお伺いいたします。 For online interviews, use 参加いたします instead of お伺いいたします.
- Asking for another time: 大変恐縮ですが、ご提示いただいた日程の都合がつかず、別の日程でご調整いただくことは可能でしょうか。
- Mentioning time zones: 現在ロンドン在住のため、日本時間の16時以降ですと参加しやすいです。 (I live in London, so after 4 pm Japan time is easiest.)
- Thank-you after the interview: 本日はお忙しい中、面接のお時間をいただき、誠にありがとうございました。 Send it the same day, keep it to a few lines, and mention one thing from the conversation.
Common mistakes
- A vague subject line such as “Job application” that gets lost in a busy inbox.
- Writing a long cover letter in the body. Keep the email short and let your documents speak.
- Mixing up 貴社 and 御社. Use 貴社 (kisha) in writing and 御社 (onsha) when speaking.
- Unclear attachments. Send PDFs with clear file names, such as 履歴書_ジョン・スミス.pdf.
- Machine-translated Japanese that’s grammatical but sounds stiff or rude. See machine translation for Japanese.
Get your email checked
A native speaker can check your application email, résumé and replies so they sound natural and appropriately polite, and our career coaching can help you prepare for the interviews that follow. See our guides to Japanese business email, Japanese proofreading and how to write a rirekisho.