海外のお客様を迎えるときのビジネスマナー

名刺交換やお辞儀、席次など、日本のビジネスマナーは海外のパートナーにとって新鮮なものです。基本をあらためて整理しておくと、海外から来たお客様を迎えるときにも、相手に自然に伝えたり、さりげなくフォローしたりしやすくなります。

海外のお客様を迎える前に

• 英語表記の名刺を用意する。裏面に英語で社名、氏名、役職を入れておくと、相手が名前と立場をすぐに理解できます。英語の役職名は、相手の国で通じやすい表現か確認しておくと安心です。
• 名前の呼び方を決めておく。英語圏では姓名の順や、ファーストネームで呼び合うことも一般的です。どう呼べばよいか迷ったら、最初に本人に尋ねるのがいちばん確実です。
• 当日の流れを伝えておく。受付の場所、参加者の名前と役職、所要時間を事前にメールで共有すると、相手も落ち着いて臨めます。

名刺交換の基本

名刺交換は、多くの海外の方にとって日本らしいビジネス習慣のひとつです。改めて手順を確認しておきましょう。

1. 立って、テーブル越しではなく相手の正面で交換します。
2. 名刺は両手で持ち、相手から読める向きで差し出します。
3. 社名と名前を名乗り、「よろしくお願いいたします」と添えます。
4. 相手の名刺も両手で受け取り、名前と役職に目を通します。読み方がわからなければ、その場で確認して構いません。
5. 商談中は名刺をテーブルの上に、座っている順に並べておき、終わったら名刺入れにしまいます。

海外では名刺を片手で渡したり、すぐにポケットにしまったりするのがごく普通の国もあります。悪気はないので、気にせず受け止めましょう。自分が丁寧に扱う姿を見せれば、それがいちばん自然な「お手本」になります。

あいさつとお辞儀

海外のお客様には、握手を交えたあいさつが一般的です。握手は適度な力で握り、相手の目を見るのが基本です。相手がお辞儀をしてくれたら、こちらも会釈で応えましょう。

海外の方に聞かれたときに、こうした違いを簡単に説明できると、会話のきっかけにもなります。

席次はさりげなく案内する

応接室や会議室では、入口から最も遠い席が上座、入口に近い席が下座です。ただ、席次の考え方を知らない海外のお客様は、入口近くの席に座ってしまうこともあります。「Please have a seat here.」と手で示しながら、上座へ案内してあげましょう。タクシーや会食の席でも同じで、こちらが先に声をかけるとスムーズです。

贈り物の習慣の違い

日本では手土産を持参するのは一般的ですが、国や会社によっては、取引先からの贈り物について社内規定がある場合もあります。受け取りを遠慮されても、失礼だと受け止める必要はありません。

• 海外のお客様へは、地元のお菓子や和小物など、持ち帰りやすく日本らしいものが喜ばれます。
• 国によっては、いただいた贈り物をその場で開けて感想を伝えるのが礼儀とされています。目の前で開けられても驚かないようにしましょう。
• 「つまらないものですが」をそのまま英訳すると誤解を招くことがあります。「This is a small gift from our town.」のように、前向きな言い方が無難です。

商談後のフォロー

当日中か翌朝までに、お礼のメールを送りましょう。時間を割いてもらったお礼、話し合った内容と次のステップを簡潔にまとめ、関係を大切にしたいという一文で締めくくります。英語のメールでは、日本語のような前置きを長く書くより、要点を先に伝えるほうが好まれる傾向があります。

完璧でなくて大丈夫

海外のお客様も、日本のマナーを完璧に守ることは期待されていませんし、こちらも相手の国のマナーをすべて知っている必要はありません。大切なのは、相手に合わせようとする姿勢です。Hanabuddiesでは、メールや資料の日英翻訳のほか、海外から来たスタッフ向けの日本語の企業研修も行っています。お互いのやり方を理解するための準備に、お気軽にご相談ください。