日本の取引先へのお詫びメールの書き方
日本のお詫びメールは、説明からではなくお詫びから始めます。件名は「〇〇についてのお詫び」とし、最初の数行ではっきり謝罪し、原因を誰かのせいにせず簡潔に説明し、対応したことを伝え、再発防止策を述べ、最後にもう一度お詫びします。できるだけ早く送りましょう。深刻な問題の場合はメールだけでは不十分です。まず電話をして訪問を申し出て、そのあと書面でフォローします。この記事は、日本の取引先とやりとりする海外の企業や担当者に向けたガイドです。
メール、電話、訪問のどれで謝る？
| 問題 | お詫びの方法 |
|---|---|
| 小さなミス（添付ファイルの間違い、見積書の誤字） | 訂正を添えた短いお詫びメール。 |
| 納品遅れ、締め切りの遅れ | すぐに電話かメールで連絡し、そのあと正式なお詫びメール。 |
| 品質問題、データの紛失、重大なミス | すぐに電話し、訪問を申し出て、正式な書面でお詫び。 |
5つの構成
- お詫び：このたびは、〇〇の件で多大なるご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
- 原因：事実を1〜2文で。会社として責任をとる書き方にします。
- 対応：すでに行ったことと、いつ解決するか。
- 再発防止：「再発防止に努めてまいります。」と具体策を1つ。
- 結びのお詫び：改めて深くお詫び申し上げます。
主なフレーズ
| 日本語 | 読み方 | 意味・使い方 |
|---|---|---|
| 大変申し訳ございません。 | taihen mōshiwake gozaimasen. | もっとも基本的な謝罪 |
| ご迷惑をおかけしました。 | gomeiwaku o okake shimashita. | 相手にかけた負担を認める |
| 深くお詫び申し上げます。 | fukaku owabi mōshiagemasu. | 書面での改まった謝罪 |
| 確認不足によるものでした。 | kakunin busoku ni yoru mono deshita. | 原因を説明するとき |
| 早急に対応いたします。 | sōkyū ni taiō itashimasu. | 対応を約束するとき |
| 再発防止に努めてまいります。 | saihatsu bōshi ni tsutomete mairimasu. | 再発防止を伝えるとき |
短い例文
件名：納品遅延のお詫び
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。〇〇の〇〇でございます。
このたびは、ご注文の商品の納品が遅れ、多大なるご迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。
弊社の出荷手配の確認不足によるもので、本日発送いたしました。明日午前中に到着の予定です。
今後は出荷前の確認を二重に行い、再発防止に努めてまいります。
改めて深くお詫び申し上げます。
よくある間違い
- 謝る前に説明する：言い訳に聞こえます。
- 個人や仕入れ先の名前を挙げて責める。
- 日付や行動のないあいまいな対応策。
- 機械翻訳のお詫び：敬語の誤りで逆効果になることも。日本語の機械翻訳もどうぞ。
日本語のビジネスメール、日本語の「ありがとう」と「ごめんなさい」、日本の顧客へのカスタマーサポートもご覧ください。
Hanabuddiesのサポート
お詫びのメールや手紙を自然なビジネス日本語で作成・確認し（当日対応も多くあります）、その後のオンラインの電話や対面の訪問には英日通訳が同行します。苦情対応のフレーズを、講師がオンラインレッスンでチームにお教えすることもできます。