履歴書の書き方を項目ごとに解説

日本で就職活動をするときは、ふつう2種類の書類が必要です。決まった書式で書く履歴書と、これまでの仕事の経験をまとめた職務経歴書です。このガイドでは、履歴書を項目ごとに説明し、外国籍の応募者がよくつまずくポイントも紹介します。日本で働きたい方はもちろん、そうした方の応募書類づくりを手伝う方にも役立つ内容です。

履歴書とは

履歴書は書式が決まった応募書類で、日本のほとんどの企業で通用します。レイアウトが統一されているため、抜けている項目や不自然な点があると、採用担当者はすぐに気づきます。現在は無料のテンプレートを使ってパソコンで作成する人が多く、サイズはA4が一般的です。手書きを指定された場合は、黒いペンでていねいに書き、間違えたときは修正せずに一から書き直しましょう。

項目ごとの書き方

日付。書類を送る日、または持参する日を書きます。西暦（2026年）と和暦（令和8年）のどちらでもかまいませんが、書類全体で表記を統一しましょう。
氏名とふりがな。名前はパスポートや在留カードに記載されているとおりに書き、ふりがな欄にはカタカナで読み方を書きます。欄の表記が「ふりがな」ならひらがなで、「フリガナ」ならカタカナで書くのが基本です。
写真。横3cm×縦4cmで、3か月以内に撮影したもの。正面を向き、無地の背景で、ビジネスにふさわしい服装で撮影します。プリントした写真を貼る場合は、裏に名前を書いておきましょう。
生年月日・住所・連絡先。住所にもふりがなを付けます。新しいテンプレートでは、性別欄は記入が任意になっています。
学歴・職歴。まず中央に「学歴」と見出しを書き、古いものから順に学歴を書きます。高校卒業から書き始めるのが一般的で、「入学」「卒業」を使います。続けて「職歴」と書き、勤務先ごとに「入社」「退社」を記入します。現在の勤務先には「現在に至る」と添え、最後に右寄せで「以上」と書いて締めくくります。
免許・資格。正式名称と取得年月を書きます。たとえば「日本語能力試験 N2 合格」のように記入します。
志望動機・自己PR。採用担当者がもっともじっくり読む部分です。なぜこの会社なのか、なぜこの職種なのかを、具体的なエピソードを1つか2つ添えて説明しましょう。どこにでも使えるような文章は、すぐに見抜かれてしまいます。
本人希望記入欄。入社可能日など、本当に伝えておくべき条件がなければ、「貴社の規定に従います」と書きます。

外国籍の応募者によくあるミス

日付の表記がばらばらになっている、または母国の「日／月」の順で書いてしまう。
経歴に空白期間があるのに、説明がない。「語学留学」のように一言添えるだけで十分です。
カジュアルな写真や、切り抜いたような写真を使っている。
どの応募先にも同じ志望動機を使い回している。
敬語が「惜しい」状態になっている。少しずれた敬語は、シンプルで正しい日本語よりもかえって目立ちます。

職務経歴書について

履歴書とは違い、職務経歴書には決まった書式がありません。A4で1〜2枚程度にまとめ、簡単な職務要約、各職務の内容と実績（できるだけ数字を入れて）、スキル、短い自己PRを書くのが一般的です。中途採用では、履歴書そのものより重視されることも少なくありません。

ほかの人の目でチェックを

私たちのキャリアコーチングでは、履歴書と職務経歴書の両方をサポートします。書式、日本語、そして経歴から伝わるストーリーまでチェックしたうえで、模擬面接を行い、その後に続く面接の質問にも備えられるようにお手伝いします。