休み・遅刻・早退の伝え方：職場で使う日本語フレーズ

仕事で使う日本語のうち、意外と緊張するのは会議ではなく、短い連絡です。体調が悪いこと、電車が遅れていること、休みを取りたいことを上司に伝えるとき。こうした場面には決まった言い方があり、それを使えば、伝えにくいことも丁寧でプロらしい連絡になります。この記事では、休みや遅刻、早退の伝え方を紹介します。日本語で働く外国籍の方はもちろん、外国籍の部下や同僚に連絡のしかたを教えたい方にも役立つ内容です。

まずは会社のルールを確認

休みの申請方法、誰に伝えるか、どのくらい前に伝えるかは、会社によって異なります。詳しいことは雇用契約書や就業規則に書かれていて、休暇の申請をオンラインのシステムで行う会社も多くあります。有給休暇や病気の際の休みについての権利は、日本の労働法と雇用契約によって決まり、勤続期間などによって変わることもあります。わからないときは人事に確認するか、労働行政の公式な情報を確認しましょう。この記事で紹介するのは、ルールではなく言葉づかいです。

体調不良で休むとき

始業時間の前に、できるだけ早く上司に連絡します。電話、チャット、メールなど、チームで決まっている方法を使いましょう。短く、わかりやすく伝えるのがポイントです。

症状を詳しく説明する必要はありません。「体調不良」が、一般的で丁寧な言い方です。病院で使う言葉は、病院と薬局で使う日本語の記事で紹介しています。

遅刻するとき

日本の電車はふだん時間に正確ですが、遅れることもあります。始業時間の前にチームに連絡しましょう。電車が遅れた場合、多くの鉄道会社が遅延証明書を発行していて、提出を求める会社もあります。

• 電車が遅れているため、10分ほど遅れます。申し訳ありません。
• 寝坊してしまい、30分ほど遅れます。申し訳ありません。（言い訳よりも正直に伝えるほうが、たいてい好印象です）

休暇を取りたいとき

予定している休みは、早めに相談しましょう。まずチームの予定を確認し、できれば忙しい時期を避け、自分の仕事を誰に頼むかも考えておきます。

• 来月の10日に有給休暇をいただきたいのですが、よろしいでしょうか。
• 家族の用事で、来週の金曜日に休みをいただけますでしょうか。
• 休み中の業務は〇〇さんに引き継いでおきます。

有給休暇は、「有給」「有休」と略されることもあります。理由を細かく説明しなければならないとは限らず、「私用のため」は一般的に使われる言い方です。

早退するとき、席を外すとき

• 本日、通院のため16時に早退させていただけますか。
• 少し席を外します。
• お先に失礼します。（帰るときの決まった言い方。周りの人は「お疲れ様です」と返すことが多いです）

「〜させていただけますか」は、自分の予定についてとても丁寧にお願いする言い方です。しくみは仕事で使う敬語の基本の記事で解説しています。

休み明けに

病気や休暇から戻ったら、チームに一言お礼を伝えるのが一般的な心づかいです。「昨日はお休みをいただき、ありがとうございました。」長めの旅行のあとには、お菓子を持ってきてみんなで分ける人もいますが、これは習慣であって決まりではありません。外国籍の同僚に教えるときも、「しなければならない」ではなく「こういう習慣がある」と伝えると安心してもらえます。

必要になる前に練習を

こうした連絡は、体調が悪いときや焦っているときではなく、落ち着いているときに準備しておくのがいちばんです。よく使う連絡のテンプレートを作って、スマートフォンに保存しておきましょう。講師にテンプレートを確認してもらい、電話のロールプレイをしておけば、いざという朝にも言葉がすぐに出てきます。職場でのほかのやりとりについては、仕事のチャットで使う日本語の記事もご覧ください。