海外パートナーとの会議をスムーズに進めるコツ

海外のパートナーとの会議では、「日本側の決定が遅い」「何を考えているのかわからない」と受け取られてしまうことがあります。日本のやり方を変える必要はありませんが、進め方を少し言葉にして伝えるだけで、会議はぐっとスムーズになります。

アジェンダは事前に、具体的に

海外のパートナーの中には、会議を「その場で話し合って決める場」と考える人も多くいます。日本側が事前準備を大切にしていることを伝え、数日前までに次の内容を共有しておきましょう。

• アジェンダ：会議の目的、議題の順番、それぞれの時間配分。
• 参加者：双方の参加者と役割。英語の役職名を添えると、相手も誰に何を聞けばよいかがわかります。
• 会議のゴール：「今回は情報共有まで」「次回までに方針を決める」など、この会議で何を決めるのか、決めないのかを明確にします。

当日に大きな議題が追加されそうなときは、「社内で確認が必要なので、次回あらためて回答します」と最初に伝えておくと、相手も予定を立てやすくなります。

資料は早めに共有する

スライドや提案書を事前に送っておくと、相手もじっくり読んで質問を準備できます。日本語の資料を英訳する場合は、図表の中の文字やファイル名も忘れずに翻訳しましょう。ページ番号を振っておくと、「5ページ目の表について」のように、通訳を介しても話がずれにくくなります。

意思決定のプロセスを説明する

根回しや稟議によって社内の合意を固めてから決定する進め方は、海外では知られていないことがよくあります。説明がないと、「権限のない人が出てきている」「前向きではない」と誤解されることもあります。

• 誰が、いつ決めるのかを伝える。「この件は来週の社内会議で承認を得る必要があります」のように、プロセスと時期を具体的に示しましょう。
• 「検討します」をそのまま訳さない。We will consider itは、英語では返事を先延ばしにしている、あるいは遠回しに断っていると受け取られることがあります。前向きなのか、懸念があるのかを、できる範囲ではっきり伝えましょう。
• 決まった後の強みも伝える。合意形成に時間をかける分、決定後は実行が早く確実だという点は、海外のパートナーにとって安心材料になります。

通訳を入れるときのコツ

• 通訳者には事前に資料を渡し、専門用語や固有名詞、社名の読み方を伝えておきます。
• 短く区切って話し、通訳が入る間をとります。
• 主語と結論をはっきりさせる。日本語は主語を省略しがちなので、「誰が」「何を」を言葉にすると訳しやすくなります。
• 通訳者ではなく、相手を見て話します。
• 時間に余裕を持つ。逐次通訳では会議時間がおよそ倍になることもあるため、議題を絞りましょう。

オンライン会議のポイント

• 双方の時差を考えて時間を決め、招待状には両方の現地時間を書きます。
• 会議ツールや画面共有は事前に試し、リンクはアジェンダと一緒に送ります。
• 日本側が考えている間の沈黙は、相手には「反応がない」と映ることがあります。「少し社内で相談させてください」と一言添えると安心してもらえます。
• 数字や日付、固有名詞はチャットに書き込み、聞き間違いを防ぎます。
• 会議の最初と最後には、簡単なあいさつとお礼を。

会議後は要点をメールで

翌日までに、話し合った内容、決定事項、未決事項、次のステップを、担当者と期限つきでメールにまとめましょう。日本の議事録の習慣は、海外のパートナーとの認識合わせにも役立ちます。英語のメールでは、決定事項と依頼事項を冒頭に箇条書きで示すと読みやすくなります。「認識違いがあればご指摘ください」と添えるのも効果的です。

会議で使える英語フレーズ

互いのやり方を理解するために

海外パートナーとの会議を成功させる鍵は、事前の準備と、書面での明確なコミュニケーションです。Hanabuddiesでは、アジェンダや資料、会議後のメールの日英翻訳を承っています。また、日本人と働く海外スタッフ向けに、実際のビジネス場面を想定した日本語の企業研修も行っています。