日本人スタッフのための人事書類の翻訳：ハンドブック・規程・入社資料

日本で人を雇用している企業や、日本語を話す従業員がいる企業は、主要な人事書類を明確で自然な日本語で用意しておくべきです。就業規則や社員ハンドブック、各種規程、入社時の資料、職務内容、社内のお知らせなどです。従業員が自分の権利や会社の期待をよく理解できるうえ、日本では日本語で用意することが前提となっている書類もあります。職場の日本語に詳しいネイティブに翻訳を依頼し、用語集を一本化し、法的な書類は日本の専門家に確認してもらいましょう。この記事では、日本で従業員を雇用する海外企業に向けて、最初に翻訳すべき書類と、うまく翻訳する方法を紹介します。海外で英語話者を雇用する日本企業の方にも参考になる内容です。

最初に翻訳したい書類

社員ハンドブックと就業規則。日本では、常時10人以上の労働者を使用する使用者は就業規則を作成し、労働基準監督署に届け出る必要があるため、通常は日本語版が必要です。
労働条件通知書と雇用契約書。賃金、労働時間、休暇などを定めるものです。
各種規程。行動規範、ハラスメント、個人情報保護、IT、経費など。
入社時の資料。ウェルカムガイド、組織図、使うツール、問い合わせ先など。新入社員が何を期待しているかは日本の会社での最初の1週間もご覧ください。
職務内容と求人票。日本で採用を行う場合。
人事評価シートや目標設定のテンプレート。
経営陣からの全社向けのお知らせ。

直訳だけでは足りない理由

トーン。親しみやすくくだけた英語で書かれた人事文書は、日本語にするとおかしく、ときには不真面目に聞こえることがあります。ふさわしいのは、硬すぎず、丁寧でわかりやすい文体です。
日本ならではの概念。有給休暇、試用期間、残業、手当などの用語には、日本での具体的な意味や慣習があります。
一貫性。役職名、部署名、規程の名称は、すべての書類でそろえる必要があります。一般的な対応関係は日本の役職名と組織の階層で解説しています。
どちらの言語が優先されるか。両方の言語の版を持つ場合は、内容が異なるときにどちらを適用するかを明記しましょう。適切な定め方は法律の専門家に確認できます。

法的な書類は日本で確認を

翻訳によって従業員は書類の内容を理解できますが、それで書類が日本の法律に適合するわけではありません。就業規則、雇用契約、賃金や解雇に関わる書類は、社会保険労務士や弁護士などの専門家に日本語版を確認してもらいましょう。当社は翻訳を行いますが、法的な助言や認証翻訳は行っていません。

人事書類の翻訳の進め方

書類をリスト化して優先順位をつける。まずは全従業員が読むべきものから。
用語集をつくる。役職名、部署名、福利厚生、規程の名称を一度で決めます。
まとまりごとに翻訳する。早い段階で用語が定まります。
確認する。日本語を話すマネージャーや人事担当者に、法的な書類は法律の専門家にも。
更新の体制を決める。規程は変わります。英語版が変わったときに誰が日本語版を更新するかを決めておきます。

日本のチームのための英語版も

日本企業が海外で英語話者を雇う場合や、外国籍の社員を日本に迎える場合も同じです。わかりやすい英語のハンドブックがあれば、初日から誤解を防げます。外国籍の社員がなじみにくい点については日本の職場文化をご覧ください。

書類だけでなく、対話も

翻訳した書類は、対話と組み合わせることで最も効果を発揮します。日本人スタッフとの全体会議、1on1、デリケートな人事面談では、リアルタイムの通訳が入ることで、全員が率直に話せます。通訳者と上手に仕事をするにはもご覧ください。

Hanabuddiesができること

社員ハンドブック、各種規程、入社時の資料、社内のお知らせを、わかりやすくプロフェッショナルな職場の文体で英語と日本語の間で翻訳し、書類間の用語も統一します。スタッフミーティングや人事面談での、対面またはビデオ通話によるリアルタイム通訳も承ります。お持ちの書類と対象となる従業員数をお知らせいただければ、お見積もりをお送りします。