日本の銀行・大家さん・役所への電話に通訳を

日本の銀行、携帯電話会社、大家さん、電気・ガス会社、保険会社、市区町村の役所などに電話をしたいけれど日本語に自信がない場合は、英語と日本語の通訳者に通話に同席してもらうことができます。契約者本人が通話に参加して同意していれば、多くの機関は通訳を介した会話に応じてくれます。通訳者が双方の言葉を伝えるので、友人に頼ったり推測したりせず、自分で問題を解決できます。この記事では、日本で暮らす外国人や、帰国後に日本の手続きが残っている方に向けて、通訳つきの電話のしくみと準備のしかたを紹介します。外国人のお客様の電話に対応する日本の企業の方にも参考になる内容です。

通訳の依頼が多い電話

銀行・カード会社。カードの利用停止、振込のトラブル、帰国時の口座解約。
携帯電話・インターネット会社。プラン変更、解約、解約金。
大家さん・管理会社。修理、更新、退去と敷金。日本で部屋を借りるときもご覧ください。
電気・ガス・水道。利用開始や停止、請求。
保険。保険金の請求、契約内容の変更。
市区町村の役所。税金、健康保険、年金、手続きについての問い合わせ。
通販サイト・配送会社。荷物の未着や返品。

通訳つきの電話の流れ

まず通訳者とつなぐ。ビデオ通話で、用件を確認します。
相手先に電話する。スピーカーまたは三者通話にして、通訳者にも聞こえるようにします。
本人確認は自分で。氏名、生年月日、口座番号などを伝え、通訳者が手伝っていることを担当者に伝えます。「通訳の方に手伝ってもらっています」の一言で十分です。
通訳者が双方の言葉を伝える。数文ずつ区切って。
最後に一緒に確認する。合意した内容、今後の流れ、受付番号など。

形式については日本とのビデオ通話のオンライン通訳もご覧ください。

電話の前に

情報をそろえる。口座番号や契約番号、契約者名、住所、届いた書類。
関係する書類や請求書の写真を通訳者に送る。用語を事前に把握できます。
電話で達成したいことを書き出す。1〜2文で。
受付時間を確認する。日本のカスタマーセンターの多くは、日本時間の平日の日中に営業しています。すでに日本を離れている場合は、ご自分の時差に合わせて計画しましょう。
まず英語窓口を探す。英語対応のある大企業もあります。それで解決すれば通訳は不要です。

日本の電話対応の特徴

日本のカスタマーサービスはとても丁寧で、かなり形式的です。長く慎重な言い回しやお詫びの言葉が多く、担当者は通常と違う対応には慎重なことがあります。通訳者は、本当に言われていることを理解する手助けをします。たとえば丁寧な「それは難しいです」は、多くの場合「できません」という意味です。電話でよく聞く表現は仕事で使う日本語の電話対応で解説しています。

通訳者にできないこと

本人の代わりに手続きをすること。通常、契約者本人が通話に参加する必要があります。
法律や金融の助言。トラブルの場合は、弁護士や消費生活センターに相談しましょう。
緊急時の対応。日本での緊急時は、救急・火事は119番、警察は110番に電話してください。通訳につないでもらえる場合もありますが、いくつかのフレーズを覚えておくと安心です。緊急時に使う日本語もご覧ください。

Hanabuddiesができること

日本の銀行、大家さん、電気・ガス会社、保険会社、役所、企業などとの電話に、ビデオ通話で同席し、英語と日本語のリアルタイム通訳を行います。窓口へ直接行く必要があるときは、通訳者が同行することもできます。電話をかける相手と用件をお知らせいただければ、相手先の受付時間とお客様の時差に合わせて日時を調整します。