日本語での企画書・提案書の書き方
日本のビジネスで使う提案の文書は、ふつう「企画書」（新しい計画やプロジェクトの提案）か「提案書」（取引先への提案）と呼ばれます。どちらも決まった構成があり、背景と現状の課題、目的、提案内容、期待される効果、スケジュール、費用と体制、リスクの順に書くのが一般的です。日本の読み手は、最初に結論があること、具体的な数字、明確な根拠、まとまった1ページの概要を期待します。文体は丁寧な「です・ます」か、簡潔な体言止めを使います。この記事は、日本語で企画書や提案書を書く外国人ビジネスパーソンに向けたガイドです。
企画書と提案書の違い
| 文書 | 使う場面 |
|---|---|
| 企画書 | 新しいプロジェクト、イベント、商品、キャンペーンなどの提案。社内向けが多い。 |
| 提案書 | 取引先やパートナーへの解決策やサービスの提案。 |
| 稟議書 | 計画が固まった後に、社内の正式な承認を得るための文書。企画書の後に出すことが多い。 |
基本の構成
- 件名・タイトル、日付、氏名と部署。
- 概要：何を、なぜ提案するのかを数行で。
- 背景・現状の課題：問題をデータとともに。
- 目的：計画で達成したいこと。
- 提案内容・施策：何を、どのように、誰に向けて行うか。
- 期待される効果：測定できる目標。
- スケジュールと体制・予算。
- リスクと対策。
使える表現
| 日本語 | 読み方 | 意味 |
|---|---|---|
| 〜をご提案いたします。 | … o go-teian itashimasu. | We propose … |
| 現状、〜という課題があります。 | genjō, … to iu kadai ga arimasu. | At present, there is the issue of … |
| 本施策により、〜が見込まれます。 | hon-shisaku ni yori, … ga mikomaremasu. | This measure is expected to … |
| 〜の削減を目指します。 | … no sakugen o mezashimasu. | We aim to reduce … |
| ご検討のほど、よろしくお願いいたします。 | go-kentō no hodo, yoroshiku onegai itashimasu. | We would be grateful for your consideration. |
日本の読み手が重視すること
- 結論が先：提案とそのメリットを、最後ではなく最初に書きます。
- 数字と根拠：費用、削減できる時間、目標、出典があると説得力が増します。
- リスクへの対応：起こりうる問題まで考えていることを示すと、信頼につながります。
- 見やすいレイアウト：短い見出し、箇条書き、グラフ、1ページの概要。提案書はスライド形式もよく使われます。日本語でのプレゼンもどうぞ。
- 文体の統一：本文は「です・ます」、箇条書きは「〜の実施」「〜の検討」のような簡潔な体言止めにします。
提出する前に
まずは重要な人に下書きを見せましょう。事前に話し合われた提案のほうが、ずっと通りやすくなります。日本の職場文化もどうぞ。そのうえで、日本語をチェックしてもらいましょう。正式な文書では小さな間違いも目立ちます。プロジェクト開始後の報告書については日本語での報告書の書き方をどうぞ。
Hanabuddiesのサポート
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