日本語での議事録の書き方：外国人社員向けガイド

日本の議事録には決まった形式があります。日時、場所、出席者、議題、内容の要約、決定事項、担当者と期限のついたToDo（今後の対応）、次回の予定です。短い箇条書きで、「です・ます」ではなく体言止めや「である」調で書くことが多く、誰が何を言ったかより、何が決まったかを中心にまとめます。できればその日のうちに送り、修正があれば知らせてもらうよう出席者にお願いしましょう。この記事は、日本の会社で議事録を書く外国人社員に向けたガイドです。

基本の形式

短い例

■ 決定事項
・新サイトの公開日は12月1日とする。
・英語版は第2段階で対応。

■ 今後の対応
・デザイン案の修正（担当：田中、期限：11/12）
・英語版の見積もり取得（担当：スミス、期限：11/15）

■ 次回
11月19日（木）10:00〜　進捗確認

書き方と使える表現

• 簡潔に：文章ではなく、「公開日を決定。」のように箇条書きと体言止めで書きます。
• 決まった表現：「〜とする」「〜で合意」「〜を検討」「〜は継続審議」がよく使われます。
• 未決の点を示す：「要確認」「保留」。
• 中立に：チームの慣習でない限り、発言をそのまま書くより「〜との意見があった」とまとめます。
• 名前をそろえる：出席者欄でフルネームを書いたら、本文では名字だけにします。

議事録の送り方

会議の後すぐに、メールやチャットで「本日の会議の議事録をお送りします。修正点がございましたら、○日までにご連絡ください。」のような一言を添えて送ります。日本語のビジネスメールや仕事のチャットメッセージもどうぞ。

日本語が母語でない人へのアドバイス

• メモはいちばん速い言語で取り、記憶が新しいうちに会議の直後に議事録を書きましょう。
• テンプレートと、チームでよく使う表現のリストを用意しておきましょう。
• 数字、日付、名前は2回確認しましょう。いちばん気づかれやすい間違いです。
• 最初の何回かは同僚に確認してもらいましょう。日本語での報告書の書き方や報連相もどうぞ。

Hanabuddiesのサポート

ネイティブの日本語講師が、オンラインのマンツーマンで、英語で説明しながらビジネス日本語のレッスンをします。実際の議事録、報告書、メールの添削、チーム用のテンプレート作り、議事録を書きやすくする聞き取りとメモの練習をサポートします。議事録の英日・日英翻訳も承ります。