日本のお客様向けの見積書・提案書の翻訳
日本のお客様に見積書や提案書を送るとき、自然な日本語版があれば、窓口の担当者が社内で共有しやすくなります。日本企業では、英語を読まない人を含む複数の人が判断に関わることが多いからです。よい翻訳は言葉を置き換えるだけでなく、日本の書類の慣習に合わせ、価格が税込か税抜かを明記し、有効期限、納期、支払条件をはっきり示し、ていねいなビジネス日本語を使います。確定版の英語の原稿と、変えたくない用語をあわせて送り、確認の時間も1回分見ておきましょう。この記事は、日本企業と取引する海外の企業に向けたガイドです。
なぜ翻訳するのか
- 判断に複数の人が関わる：担当者は上司、購買部門、経理部門に書類を見せる必要があるかもしれません。日本企業との交渉もどうぞ。
- 誤解が減る：作業範囲、対象外の項目、条件は、母語でない言語では読み違えやすいものです。
- 本気度が伝わる：丁寧な日本語の書類は、日本市場に真剣に取り組んでいることを示します。日本市場への参入もどうぞ。
日本のお客様が見積書で確認すること
| 項目 | 日本語 | ポイント |
|---|---|---|
| 宛名 | 株式会社〇〇 御中 | 会社や部署には「御中」、個人名には「様」 |
| 発行日と番号 | 発行日、見積番号 | 日付は年・月・日の順が一般的 |
| 合計金額 | 御見積金額 | 上のほうに目立つように |
| 税 | 税込／税抜 | 消費税を含むかどうかと、どの通貨の金額かを明記 |
| 有効期限 | 有効期限 | 例：発行日より30日間 |
| 納品 | 納期、納品場所 | いつ、どこに |
| 支払条件 | 支払条件 | 日本企業は月末締め翌月末払いが多い |
| 自社の情報 | 会社名、担当者 | 社印を求めるお客様もいるので、確認を |
日本語で伝わりやすい提案書
- 背景から：解決策の前にお客様の状況とご要望をまとめ、話をよく聞いたことを示します。
- 詳しさと根拠：日本の読み手は、多くの欧米の提案書より詳しい情報を期待します。スケジュール、体制、サポート、実績などです。
- 控えめなトーン：強い売り込みは押しつけがましく聞こえることがあります。事実と事例に語らせましょう。日本のお客様へのマーケティングもどうぞ。
- わかりやすい構成：見出し、番号つきの項目、表があると、社内で回覧しやすくなります。
準備のしかた
- 確定版の英語の原稿と、編集できるファイル（Word、Excel、PowerPointなど）を送ります。
- 固定の用語の一覧：製品名、カタカナの社名があればその表記、お客様がすでに使っている用語。日本向けのブランド名の決め方もどうぞ。
- 変えてはいけない部分を示す：数字、法的な文言、型番など。
- その後のやりとりも想定する：お客様から日本語で質問が来ることもあります。その翻訳や、電話での通訳も承ります。日本のお客様との商談の通訳もどうぞ。
Hanabuddiesのサポート
見積書、提案書、注文確認書と、それに関するメールを、数字やレイアウトはそのままに、ネイティブが確認した自然なビジネス日本語に翻訳します。お手元の日本語版の確認も承ります。法律、税務、価格設定についての助言は行っていませんので、契約条件はご自身の専門家にご確認ください。日本語の契約書の翻訳もどうぞ。書類と納期をお知らせいただければ、お見積もりをお送りします。