日本語での内定辞退の伝え方：電話とメールの例文

日本で内定を辞退するときは、決めたらできるだけ早く会社に連絡し、お礼を伝え、「内定を辞退させていただきます」とはっきり伝え、短くおわびをし、理由は簡潔に丁寧に述べます。最も丁寧なのは、まず人事の担当者に電話をし、記録が残るようにメールも送る方法です。電話がつながらない場合は、メールだけでもよいとする会社も多くあります。詳しい理由を説明する必要はなく、会社を批判するのは避けましょう。この記事は、日本で就職活動をする外国人や学習者に向けたガイドです。

よく使う言葉

電話で伝える

始業直後と昼休みを避け、勤務時間内に電話しましょう。例えば次のように話します。

• 「お世話になっております。先日、内定のご連絡をいただきました〇〇と申します。採用ご担当の△△様はいらっしゃいますか。」
• 「このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変申し上げにくいのですが、検討の結果、内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。」
• 「貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、申し訳ございません。」

理由を聞かれたら、「他社とのご縁があり、そちらに入社することに決めました」「自分の適性を考えた結果です」など短い答えで十分です。仕事の電話の日本語もどうぞ。

メールの例文

件名：内定辞退のご連絡（氏名）

株式会社〇〇
人事部　△△様

お世話になっております。〇〇（氏名）です。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ではございますが、慎重に検討した結果、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
選考に多くのお時間を割いていただきましたのに、このようなご連絡となり、大変申し訳ございません。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

お礼、辞退の意思、選考に時間を使ってもらったことへのおわび、会社の発展を祈る結びの言葉、という流れです。日本語のビジネスメールもどうぞ。

コツとよくある失敗

• 先延ばしにしない：会社はほかの候補者を待たせているかもしれません。
• 連絡せずに終わらせない：業界は思ったより狭く、また会うかもしれません。
• はっきり伝える：「少し考えさせてください」のようなあいまいな表現は、まだ興味があると受け取られることがあります。
• 内定承諾書を出した後でも：ふつうは辞退できますが、できるだけ早く連絡し、心からおわびしましょう。この記事は法律上の助言ではありません。契約について心配な場合は専門家に相談してください。
• 受け取った書類などは、求められたら返却しましょう。

まだ迷っている場合は、日本の内定通知の読み方や日本での給与交渉もどうぞ。

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