日本の工場・サプライヤーのリモート監査に通訳を利用する

海外のチームと日本の工場やサプライヤーの担当者に共通の言語がない場合、通訳がいればリモートでの工場監査がうまく進みます。ビデオ通話で、通訳はオープニングミーティング、製造ラインのバーチャル見学、書類の確認、クロージングミーティングを通じて、監査側の質問を工場側に、工場側の回答を監査側に伝えます。よい結果を得るには、監査のチェックリストと主な用語を事前に通訳に送り、工場の現場でのカメラと音声を計画し、同じ言語での監査より時間に余裕をもたせましょう。逐次通訳では話す時間がおよそ2倍になるからです。この記事は、日本のサプライヤーを監査する海外企業と、その監査を受ける日本の工場の方に向けた内容です。

リモート監査で通訳が役立つ場面

• オープニングミーティング：範囲、議題、担当者の確認。
• バーチャル見学：工場の担当者がスマートフォンやタブレットのカメラを持ってラインを歩き、監査側が質問します。
• 作業者や監督者へのヒアリング：手順や記録について。
• 書類の確認：検査記録など画面に映した短い日本語の記録を、通訳がその場で訳して伝えられます。
• クロージングミーティング：指摘事項、観察事項、是正処置のスケジュール。

事前に共有したい用語

製品名、部品番号、規格、監査の基準となる条項も加えましょう。共有の用語集があれば当日の時間を節約でき、報告書の表現もそろいます。

通話の準備

1. 使用するツールを決め、テスト通話をする。現場で持ち歩く端末も含めて工場と確認しましょう。
2. 騒音に備える。工場の現場は騒がしいものです。現場の担当者がマイクつきヘッドセットを使うだけで大きく変わります。一部は後で静かな部屋で話すほうがよい場合もあります。
3. 書類は早めに送る。チェックリスト、前回の指摘事項、説明してほしい日本語の書類など。その場で見る書類がどれかも通訳に伝えましょう。
4. 見学の順番を決める。通訳がエリアごとの用語を準備できます。
5. 休憩を計画する。通訳は疲れる仕事です。長い監査では、少なくとも1時間ほどごとに休憩を入れましょう。

当日のポイント

• 短く区切って話し、通訳の間を取る。
• 質問は一度に一つ。説明してもらうより見せてもらうよう頼みましょう。「今日のロットの記録を見せてください。」
• 日本のビジネスでははっきりした「いいえ」はまれです。「検討します」がやわらかい「いいえ」を意味することもあるので、具体的な日付と担当者を確認しましょう。日本語での断り方をご覧ください。
• 指摘は事実に基づき、敬意をもって伝える。一緒に解決する課題として伝えると受け入れられやすくなります。

全般的なコツは通訳と上手に仕事をする方法をご覧ください。

監査のあと

指摘事項と是正処置要求の日本語版があれば、工場は社内で共有しやすく、正確に対応できます。報告書の翻訳も、工場からの回答の英訳も承ります。継続的なサプライヤーとのやりとりについては日本のサプライヤーとの通話に通訳を利用するをご覧ください。

Hanabuddiesができること

リモート監査、サプライヤー訪問、品質会議のためのビデオ通話でのオンライン英日通訳を承ります（通常は逐次通訳）。現地で監査を行う場合は、工場に通訳者を派遣することもできます（交通費などの移動費はお客様のご負担）。通話の前後には、チェックリスト、報告書、是正処置計画の翻訳もいたします。日時、所要時間、参加者、範囲をお知らせいただければ、お見積もりをお送りします。日本とのビデオ通話のオンライン通訳もご覧ください。