調達・サプライチェーン担当者のための日本語

日本のサプライヤーから購入する仕事では、受発注の流れに関わる言葉がいちばん役に立ちます。「見積もり」「発注」「納期」「納品」「検収」「支払条件」、そして遅れ、品質、価格について丁寧に確認する言い方です。日本のサプライヤーは、長く安定した取引関係、細かな仕様、変更の早めの連絡を重視することが多いので、少しの日本語と明確な進め方が大きな助けになります。この記事は、日本のサプライヤーと仕事をする外国人の調達・サプライチェーン担当者に向けて、重要な用語、よくあるやりとり、仕事を円滑に進めるコツを紹介するガイドです。

受発注の流れの主な用語

支払条件は「月末締め翌月末払い」のように、締め日と支払日で書かれることがよくあります。合意する前に、意味を正確に確認しましょう。

よくあるやりとり

• 見積もりを依頼する：「〇〇の見積もりをお願いできますでしょうか。数量は〇〇個、希望納期は〇月〇日です」。
• 納期を確認する：「納期はどのくらいかかりますか」。
• 遅れを確認する：「〇月〇日納品予定の件ですが、進捗はいかがでしょうか」。圧力をかけるより、丁寧に事実を確認するほうがうまくいきます。
• 品質問題を伝える：写真やロット番号とともに見つかったことを説明し、原因と再発防止策を依頼します。
• 値上げ：サプライヤーはたいてい、原材料、エネルギー、為替などの理由を説明します。返事をする前に、内訳と時期を確認しましょう。

メールについてはビジネスメールの書き方、電話については仕事の電話の日本語もどうぞ。

日本のサプライヤーと上手に仕事をするコツ

• 仕様は正確に：日本のサプライヤーは仕様書どおりに作ることが多く、あいまいな点は質問や遅れとして返ってきます。
• 変更は早めに連絡する：見込み数量、設計、数量の変更など。
• 新しい条件の決定には時間がかかると考える：社内の承認が必要なことがあります。稟議と根回しもどうぞ。
• できれば訪問する：工場訪問や年に一度の打ち合わせが信頼につながります。工場・現場視察の通訳もどうぞ。

通訳を頼むべきとき

交渉、品質クレーム、監査では、通訳がいると細かな点が伝わります。日本のサプライヤーとの電話の通訳や日本企業との交渉もどうぞ。

Hanabuddiesのサポート

ネイティブの日本語講師が、オンラインのマンツーマンで、英語で説明しながら、実際の見積もり、発注、サプライヤーとのメールに合わせたビジネス日本語を教えます。英日通訳もオンライン、または日本国内や海外での対面で承り（通訳者の交通費はお客様負担）、仕様書ややりとりの翻訳も承ります。レッスンは最初の15分が無料体験です。