稟議と根回し：日本企業の意思決定の仕組み

日本企業の多くは稟議で意思決定をします。稟議書と呼ばれる書面の提案が関係する管理職に順番に回って承認を受け、最後に決裁者が承認する仕組みです。その前には、関係者と個別に話して事前に合意を作る根回しが行われるのがふつうです。海外の取引先にとっては、日本企業がその場で「はい」と言わず、詳しい資料を求め、決定に時間がかかる理由がこれでわかります。一方で、承認されたあとは動きが速く、約束を守る傾向があります。この記事は、日本企業と取引する海外の人や、日本企業で働く外国人に向けて稟議の仕組みを説明するガイドです。

よく使う言葉

稟議の流れ

1. 根回し：担当者が上司やほかの部署（法務、経理、ITなど）と非公式に話し、反応を確かめ、懸念を解消します。
2. 起案：担当者が、目的、費用、効果、リスク、ほかの選択肢をまとめた稟議書を作成します。
3. 回覧：稟議書が関係する管理職に回り（最近は電子決裁システムが多い）、それぞれが承認、コメント、差し戻しをします。
4. 決裁：決裁者が承認し、決定が関係者に共有されます。

やり方は会社によって大きく違います。スタートアップやオーナー企業はすぐに決めることもあり、歴史のある大企業はふつう時間がかかります。担当者に、社内の流れと誰の承認が必要かを聞いてみましょう。

海外の取引先にとっての意味

• 会議の場で決定を迫らない：「社内で検討します」はたいてい文字どおりの意味で、持ち帰る必要があります。日本企業との交渉もどうぞ。
• 担当者は味方：あなたが会うことのない人たちに、担当者が提案を説明しなければなりません。それを簡単にしてあげましょう。
• 詳しい質問を想定する：リスク、実績、サポート、問題が起きたときの対応などの質問は、稟議書のためのもので、不信感の表れではありません。
• 承認後の変更は大変：価格や範囲が変わると、手続きをやり直すことがあります。最初の提案を正確にしましょう。
• 会計年度に合わせる：4月始まりで予算を組む会社が多く、翌年度の提案は冬に検討されることがよくあります。

決定を早めるには

• わかりやすい書面の提案を送り、できれば日本語版か日本語の要約をつけましょう。日本語での企画書・提案書の書き方もどうぞ。
• 導入事例、推薦者、スケジュール、費用、リスク対策を入れましょう。
• 社内承認にほかに何が必要かを聞きましょう：「そのほか、社内のご検討に必要な資料はございますか。」
• 丁寧に、定期的にフォローし、合意した内容は議事録に残しましょう。日本語の議事録の書き方もどうぞ。

日本企業で働いている方は、いつか自分で稟議書を書くかもしれません。報連相や日本の職場文化もどうぞ。

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