日本からの訪問者を自社に迎えるとき：日程、会議、手土産、会食
日本のお客様や取引先、視察団を自社に迎えるときは、わかりやすい日程を立てて事前に共有する、会議の言葉のサポートを手配する、紹介や席順に気を配る、訪問後に書面でフォローする、という4つを押さえると、訪問がうまく進みます。日本からの訪問者は、決まった議題を持って遠くから訪れ、帰国後に報告書を書くことがよくあります。きちんと準備しておくことが、何よりの敬意の表し方です。この記事は、日本からの訪問者を迎える海外企業の方に向けて、招待からお礼のメールまでの各段階を解説したものです。海外の取引先を訪問する日本の方にとっても、相手側の準備を知る参考になります。
訪問の前に
- 目的と議題を早めに決める。何を見たいのか、誰に会いたいのかを聞きましょう。日本のチームは事前に質問を準備することが多く、1時間単位の予定がわかると喜ばれます。
- 書面の日程表を送る。時間、住所、参加者と役職を記載します。日本語版も用意すると、心のこもった対応になります。
- 訪問者の名前と役職を確認する。誰がいちばん上の立場かによって、紹介の順番、席順、最初に話す人が変わります。名刺の読み方は日本の役職と会社の上下関係が参考になります。
- 言葉のサポートを計画する。英語が得意な訪問者もいればそうでない人もいて、英語が流暢な人でも詳しい話は日本語でしたいこともあります。丁寧に確認し、重要な会議には通訳を手配しましょう。
- 資料を準備する。スライド、パンフレット、簡単な会社案内を、できれば日本語に訳して用意しましょう。
到着と紹介
訪問者が自分で場所を探さなくてすむよう、受付まで迎えに行きましょう。名刺は両手で交換し、少し目を通してから、会議中は席順に合わせて机の上に並べておきます。自社のメンバーは役職の高い順に紹介します。おじぎや名刺、あいさつの詳細は日本のお客様に会うときのビジネスマナーをご覧ください。
席順
日本では、入口からいちばん遠い席が上座で、迎える側は入口に近い下座に座ります。いちばん役職の高いお客様には入口から最も遠い席をすすめ、そのチームが隣に並び、自社チームと向かい合うようにしましょう。小さな心づかいですが、訪問者はよく気づきます。
会議とプレゼンテーション
- 予定どおりに進める。開始と終了の時間を守りましょう。
- はっきり話し、俗語は避ける。英語を話す訪問者に対しても同じです。
- 重要な数字や結論はスライドに書き、持ち帰れるよう資料を渡しましょう。訪問者は報告書を書くことが多いからです。
- 質問の時間を取る。沈黙は関心がないという意味ではありません。質問はあとから書面で届くこともあります。
- その場での決定は期待しない。訪問者はふつう、情報を持ち帰って社内で検討します。日本の取引先との会議の進め方もご覧ください。
訪問中の言葉のサポート
重要な会議やプレゼンテーションでは、通訳がいるかどうかで正確さも、相手への敬意の伝わり方も大きく変わります。通訳者に訪問の間ずっと対面で同行してもらうこともできますし、それが難しい場合は、プレゼンテーション、技術的な打ち合わせ、交渉など特に大切な場面だけ、通訳者にビデオで参加してもらい、会議室の画面に映す方法もあります。通訳者が全員の声を聞けるよう、会議用のマイクを用意しましょう。設定のしかたはオンライン通訳の記事で解説しています。
手土産
日本からの訪問者は、地元の名産品などの手土産を持参し、最初または最後の会議で渡すことがよくあります。両手で受け取り、お礼を伝えましょう。お返しに、地元のものや自社にちなんだ控えめな贈り物を用意しておくとよいでしょう。詳しくは日本のビジネスギフトと季節のあいさつをご覧ください。
昼食と夕食
一緒に食事をすることは、関係づくりの大切な機会です。食事の制限は事前に確認しましょう。ふつうは迎える側が支払い、双方のいちばん上の立場の人が中央の席に座ります。乾杯もよく行われ、自分のグラスより相手のグラスに注ぐのが礼儀です。夕食では仕事の話は控えめにし、お互いを知ることを大切にしましょう。
訪問のあとで
当日中か翌朝に、いちばん上の立場の訪問者宛てに、ほかの方にもCCでお礼のメールを送りましょう。主なポイントと次のステップをまとめ、約束した資料を添付します。要約を日本語と英語の両方で送れば、日本に戻った全員が同じように理解できます。決まった表現は日本語のビジネスメールの書き方で紹介しています。
Hanabuddiesができること
Hanabuddiesでは、訪問中の会議、プレゼンテーション、施設の案内、会食に、対面（場所を問わず、交通費などの移動費はお客様のご負担）またはビデオ通話で英語と日本語のリアルタイム通訳を行っています。日程表、スライド、会社案内、お礼のメールの翻訳も承ります。また、心のこもったお迎えができるよう、チームの皆さんに日本語のあいさつをお教えすることもできます。訪問の内容をお聞かせいただければ、必要なサポートをご提案します。