日本人従業員との人事面談の通訳
人事関連の会議に英日通訳がいると、管理職や人事担当者が、正確に理解してもらう必要のある内容について日本人の従業員と直接話せます。入社時のオリエンテーション、1on1、評価面談、制度の変更、健康や働き方についての面談、組織再編のような難しい面談などです。通訳者は双方の発言を正確かつ中立に伝えるので、従業員は日本語で質問し、管理職は英語で答えられます。多くの人事面談はオンラインのビデオ通話で十分ですが、デリケートな話し合いは対面のほうがよいこともあります。ほかのどの通訳よりも、守秘義務と準備が大切です。この記事は、日本人の従業員を抱える海外企業や外資系企業の人事担当者に向けたガイドです。
通訳が役立つ会議
- 入社オリエンテーション：新しく入社した日本人社員に、規程、福利厚生、会社の仕組みを説明します。
- 1on1や評価面談：日本語を話さない上司と日本人社員の面談です。日本企業の評価面談もどうぞ。
- タウンホールやチームへの説明：少人数の場合、逐次通訳で対応します。
- 制度や組織の変更：何がなぜ変わるのかを従業員に理解してもらう必要があります。
- 苦情、懲戒、組織再編の面談：言葉の正確さが特に大切です。手続きそのものについては法律の専門家に相談してください。通訳者はどちらの側にも助言をしません。
- 退職面談：従業員自身の言葉で率直な意見を聞くことができます。
人事の通訳がほかと違う点
- 中立性：通訳者は、和らげたり、付け加えたり、どちらかの味方をしたりせず、それぞれの発言をそのまま伝えます。やわらかく伝えたい場合は、ご自身がやわらかく話してください。
- 守秘義務：通訳者は聞いた内容を秘密にします。貴社の秘密保持契約への署名にも対応します。
- 遠回しな日本語：日本人の従業員は、懸念を丁寧に、遠回しに伝えることがあります。よい通訳者はそれを忠実に伝え、意味を確かめるための質問もできます。
- 丁寧さ：日本語には明確な丁寧さのレベルがあります。通訳者が適切なレベルに合わせることで、敬意のある会議になります。
会議の準備
- 目的と資料（規程、評価シート、通知書など）を事前に共有しましょう。重要な資料は事前に翻訳しておくのが理想です。日本人社員向けの人事書類の翻訳もどうぞ。
- 役職名、等級、福利厚生の用語を決めておきましょう。日本の役職と組織の階層もどうぞ。
- 通訳者ではなく従業員の方を見て、短く区切って話しましょう。
- 時間に余裕を持ちましょう。逐次通訳では会議の時間がおよそ2倍になります。
- 難しい面談では、トーンと議題は通訳者に伝え、望む結果は伝えないようにしましょう。
オンラインか対面か
ふだんの1on1やオリエンテーションは、通訳者がビデオ通話に参加するオンラインで十分です。デリケートな話し合いは、全員が同じ部屋にいるほうが人間味を感じられることがあります。日本とのビデオ会議のオンライン通訳もどうぞ。採用については採用面接の通訳もどうぞ。
Hanabuddiesのサポート
人事関連の会議のための英日の逐次通訳を、オンライン、または日本国内や海外での対面で承り（通訳者の交通費はお客様負担）、人事書類も翻訳します。法律上の助言、法廷通訳や認定通訳、同時通訳は行っていません。人事担当者ご自身が日本語を学びたい場合は人事担当者のための日本語もどうぞ。まずは無料相談から。